Để làm nhật ký điện tử cần chuẩn bị những gì?

Chúng ta đã được tìm hiểu về thế nào là nhật ký điện tử, nhật ký điện tử có những tính năng vượt trội nào để có thể thay thế được nhật ký sản xuất truyền thống. Tuy nhiên, nhật ký điện tử chính là sản phẩm chuyển đổi số của nhật ký sản xuất truyền thống. Do đó, các doanh nghiệp, các hợp tác xã nông nghiệp cần chuẩn bị rất nhiều nội dung để thực hiện được nhật ký điện tử. Dưới đây là những nội dung cần chuẩn bị khi làm nhật ký điện tử.

I. Chuẩn bị nội dung

1. Thông tin về quy trình sản xuất:

Khi sử dụng nhật ký điện tử, có quy trình sản xuất giúp cho doanh nghiệp đánh giá được năng lực sản xuất, lên danh sách nguyên liệu vật tư nông nghiệp, quản lý các công đoạn sản xuất, quản lý được chất lượng sản phẩm, đánh giá được sản phẩm và quản lý bán hàng.

Đồng thời, khi doanh nghiệp nêu ra một số quy trình đã được chứng nhận đạt tiêu chuẩn như VietGap, GlobalGap, Organic … sẽ lấy được lòng tin của người tiêu dùng hơn.

Dưới đây là các nội dung cần chuẩn bị cho 1 quy trình khi áp dụng nhật kí điện tử:

+ Xác định các đầu mục/công đoạn chính trong quy trình sản xuất/chế biến ra sản phẩm.

+ Xác định thứ tự thực hiện từng đầu mục/công đoạn

+ Tại mỗi đầu mục/công đoạn: Tên đầu mục/công đoạn; Mô tả chi tiết (Hình ảnh hoặc văn bản)

2. Thông tin chung về cây trồng, vật nuôi

Chuẩn bị thông tin về cây trồng, vật nuôi để cập nhật lên hệ thống giúp cho doanh nghiệp quản lý dễ dàng đầu vào cây, con giống. Đồng thời trong quá trình sản xuất giúp doanh nghiệp kiểm soát được chất lượng sản phẩm. Dưới đây là một số thông tin về đối tượng cần chuẩn bị để cập nhật khi sử dụng nhật kí điện tử:

+ Xác định thông tin chính – giúp nhận biết về đối tượng: Tên đối tượng quản lý, Hình ảnh nhận diện, Đơn vị, khối lượng mặc định, Thông tin mô tả chi tiết

+ Xác định các thông tin liên quan: Giống, Tiêu chuẩn áp dụng, Số ngày sinh trưởng, Năng suất dự kiến trên một đơn vị diện tích, Quy trình sản xuất, Yêu cầu kỹ thuật,…

3. Thông tin về khu vực sản xuất

Khu vực sản xuất bao gồm các thông tin về vùng, lô, thửa giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định được vị trí sản xuất của từng sản phẩm, đồng thời nắm được các thông tin liên quan đến môi trường đất, nước – là một trong những yếu tố quyết định đến chất lượng sản phẩm. Các thông tin cần chuẩn bị bao gồm:

+ Xác định nơi thực hiện trồng trọt/chăn nuôi đối tượng: Vùng trồng/vùng sản xuất; Khu vực sản xuất; Lô – Thửa ruộng

+ Xác định trạng thái/khả năng của từng vùng/khu vực: Đang sản xuất, Chờ sản xuất, Bị cách ly,…

+ Xác định các thông số về từng vùng/khu vực: Tên, Mã vùng, Địa chỉ, Diện tích, Vị trí chia sẻ theo GoogleMap, Mô tả chi tiết về Vùng trồng/sản xuất (hình ảnh, văn bản)

+ Xác định thông tin về Nhân viên/Nhân công tham gia sản xuất tại nơi sản xuất

4. Thông tin về đối tác có liên quan

Thông tin về các đơn vị cung cấp phân bón, vacxin, thuốc bvtv giúp cho doanh nghiệp nắm rõ được sản phẩm mình sử dụng trong quá trình sản xuất để, nhờ đó đưa ra các biện pháp kĩ thuật tối ưu nhất trong quá trình sản xuất.

+ Xác định thông tin các nhà cung cấp vật tư – nguyên liệu đầu vào: Tên nhà cung cấp, Hình ảnh, Địa chỉ nhà cung cấp, Email, SĐT, website,…

+ Xác định thông tin về vật tư – nguyên liệu đầu vào sẽ sử dụng trong quá trình sản xuất: Tên vật tư – nguyên liệu, chủng loại vật tư, đơn vị, quy cách đóng gói, số ngày quy định cách ly, Mô tả chi tiết (hình ảnh, văn bản)

+ Thông tin về phiếu nhập – xuất vật tư tiến hành sản xuất:

Ngày nhập – xuất vật tư
Mã lô vật tư khi nhập kho
Mã lô sản xuất sử dụng vật tư
Danh sách vật tư xuất kho
Số lượng vật tư/nguyên liệu nhập – xuất
Danh sách kho nhập – xuất vật tư
Danh sách nhân viên nhập – xuất
Tên nhà cung cấp vật tư-nguyên liệu

Danh sách Phiếu nhập vật tư

Danh sách phiếu xuất vật tư

+ Xác định thông tin về khách hàng/đại lý sẽ tham gia tiêu thụ sản phẩm: Tên khách hàng/đại lý, Địa chỉ , SĐT, Email, Số lượng hàng xuất bán; Giá tiền; Thời gian bán

Danh sách khách hàng

II. Chuẩn bị về nhân sự

Căn cứ vào quy mô và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà lựa chọn nhân sự phù hợp với thực tiễn. Thường lựa chọn nhân sự có trình độ tin học văn phòng tốt. Trường hợp doanh nghiệp muốn quản lý nông hộ, cần xem xét khả năng sử dụng công nghệ thông tin của các nông hộ đó.

+ Xác định danh sách nhân viên/nhân sự tham gia vận hành hệ thống: Tên, Phòng ban/bộ phận, Địa chỉ, SĐT, Email, Ngày sinh, Giới tính

+ Cấp tài khoản cho các nhân sự tham gia vận hành hệ thống